SE : Envoi du Devis
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Vous êtes maintenant prêts à envoyer vos devis en signature électronique à vos clients :
Pour pouvoir envoyer un devis en signature électronique, votre modèle doit obligatoirement contenir le tag "@signatureClient".
Nous avons créé pour vous un modèle "Signature électronique", mais vous pouvez très simplement ajouter le tag "@signatureClient" sur vos (Menu "Administration > Modèles de documents").
Vous voulez, vous aussi, signer électroniquement ce devis ? Ajoutez le tag "@signatureEntreprise".
Un formulaire s'ouvre :
Il s'agit de la personne qui va signer le devis :
Si le client est un particulier, le signataire sera normalement le client lui-même
Dans ce cas, le logiciel va pré-remplir le formulaire avec les informations de la fiche client
Si besoin, vous pourrez bien sûr modifier ces informations.
Si le client est un professionnel :
Si un ou plusieurs contact ont été créés dans la fiche client, les informations du contact principal seront affichées
Vous pourrez choisir un autre contact de ce client, en cliquant dans le champ "Nom"
Et si aucun contact n'a été renseigné dans la fiche client, il faudra saisir les informations manuellement.
Il s'agit de l'email que votre client recevra de la part de Docage©, et qui lui permettra de consulter et signer le devis.
Modifiez le texte et la mise en forme du mail comme vous le souhaitez.
Votre client reçoit un email contenant un lien vers le devis et sa signature. Ce lien est valable jusqu'à la date d'échéance du devis.
Votre client doit maintenant :
Docage© historise vos envois de documents en signature électronique, leur statut (en attente de signature par exemple), et vous permet d'effectuer des relances en un clic.
Tous les signataires n'ayant pas encore signé le devis recevront un mail avec l'objet "Rappel de signature de document".
Votre devis est prêt, cliquez comme d'habitude sur le bouton "Imprimer / Envoyer"
Sélectionnez un modèle de document adapté à la signature électronique, comme indiqué
Pour faire signer en même temps le devis et l'attestation de TVA, cochez simplement la case correspondante
A droite de la page, cliquez sur le bouton bleu "Signature électronique".
Tous les champs sont obligatoires, pour garantir l'authentification de la signature électronique.
Assurez-vous que l'adresse mail et le numéro de téléphone du client sont à jour.
Ne modifiez pas ce qui est entre { } . Ces données sont indispensables pour le bon fonctionnement de la signature électronique :
En envoyant le mail, votre nouveau texte sera enregistré et proposé au prochain envoi.
Vous pouvez maintenant envoyer le devis à votre client.
Cliquer sur ce lien et parcourir l'ensemble des pages du/des documents à signer
Cliquer sur le bouton "Signer ou refuser", confirmer son choix et cocher la case d'acceptation des conditions
Demander à recevoir un code de confirmation par SMS, et le saisir pour signer le/les documents
Vous et votre client recevez un mail confirmant la signature du devis, ainsi que ce devis en pièce jointe
Vous recevez une sur votre tableau de bord, vous informant que votre client a signé le devis
Le devis passe automatiquement au statut "Accepté"
Le devis signé est automatiquement archivé dans la du devis, vous pourrez également le retrouver depuis la fiche chantier, ainsi que la fiche client.
L'archivage automatique nécessite de l'espace dans votre ProGBox Weebati, 1 Gigaoctet vous est d'office offert pour vous permettre de tester cette option. Pour acquérir plus d'espace, contactez simplement votre revendeur.
Connectez-vous à votre compte Docage© :
Ouvrez le menu "Utilisateur (à gauche de la page d'accueil) > Signature > Mes transactions"
Cliquez ensuite sur la flèche de "Relance signataires" .
